MANUAL DE POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE SAS SERVIAGRO

INTRODUCCION.

SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO es una sociedad por acciones simplificada constituida mediante documento privado del 01 de octubre de 2.013, identificada con el NIT 900.668.113-6, con domicilio en la ciudad de Palmira, ubicada en la Calle 10 No. 16 – 309 Corregimiento La Torre. Su objeto social principal consiste en la prestación de servicios mecanizados dirigidos al sector agrícola: Levante y mantenimiento de cultivos agrícolas, adecuación y preparación de terrenos, y las demás actividades propias del sector agrícola en Colombia.
Con fundamento en lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y las normas que las desarrollan, complementan, modifican o sustituyen, la información recibida por SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás titulares de información, la compañía, ha definido la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

1. 1. 1. Objeto

         Presente documento tiene por objetivo establecer los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de la información que se suministra a SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO en el desarrollo de su objeto social.
         Adicionalmente, la Política de tratamiento de datos personales establece los derechos de los titulares de la Información y los procedimientos para hacerlos efectivos.

      2. Ámbito de aplicación

         El Manual de políticas será aplicable a los datos de carácter personal que recolecte, almacene, maneje y use SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO, en desarrollo de su objeto social.

      3. Alcance

         La Política de Protección de datos personales de SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO, se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales de clientes, proveedores, empleados, contratista, y demás información de carácter personal en todas las areas de la compañía que tengan como objeto el tratamiento de datos personales.

      4. Antecedentes

         Mediante la ley 1581 del 17 de octubre de 2012 el Congreso Nacional dicta disposiciones generales para la protección de datos personales, incluyendo el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, constituyendo así el marco general de la protección de datos personales en Colombia igualmente, el pasado 27 de junio de 2013 el gobierno nacional expidió el decreto 1377 de 2013, mediante el cual se reglamenta la ley antes mencionada, con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del titular de la información, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales.

      5. Finalidad de la Base de Datos

         Los datos personales de los titulares de la Información serán recolectados, almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos, compartidos y/o suprimidos, de conformidad con el vínculo contractual que se haya establecido, con fines del desarrollo del objeto social de la compañía, dicha información estará registrada en las siguientes bases de datos:

         • Maestro de Clientes: Es una base de datos que almacena toda la información de los clientes de SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO, que incluye entre otras la siguiente información: razón social, número de identificación, personas de contacto, dirección de sucursales, teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, Rut, etc. La información será recolectara mediante el diligenciamiento del formato de autorización destinado para ello.
         • Maestro de Proveedores. Es una base de datos que almacena toda la información de los proveedores de SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO, que incluye entre otra la siguiente: razón social, número de identificación, personas de contacto, dirección de sucursales, teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, Rut, estados financieros, etc. La información será recolectara mediante el diligenciamiento del formato de autorización destinado para ello.
         • Maestro de Empleados. Es una base de datos que almacena toda la información de los empleados de SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO, que incluye entre otra la siguiente: dirección, teléfonos, historial laboral, datos de familia, cuenta bancaria, etc. Esta información que se recauda mediante formatos físicos diseñados para el efecto, por parte del área de gestión humana. En esta base de datos se conservará la información de las personas que dejaron de tener la calidad de empleados hasta por el término legal. La información será recolectara mediante el diligenciamiento del formato de autorización destinado para ello.

         En general SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO, utiliza la información suministrada para el desarrollo de su objeto social.

      6. Tratamiento de Datos Personales

         De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO realizarán operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, procesamiento, uso circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el presente Manual de Políticas.

      7. Derechos de Los Titulares de Datos Personales

         SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO respetará en todo momento los derechos de los titulares de datos personales que son:

         • Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO o encargados del tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
         • Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los datos personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
         • Ser informado por parte de SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales.
         • Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
         • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que en el tratamiento SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO o encargados del tratamiento de datos personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
         • Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
         • Los demás previstos en la Ley 1266 de 2008 y en la Ley 1581 de 2012 y las normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen.

      8. Responsable y encargados del tratamiento de la información – áreas Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos.

         Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de datos personales bajo tratamiento de SERVICIOS AGROMECANICOS DE
         OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser
         dirigidas a:

         Responsable de la Información:
         Razón Social: Servicios Agromecánicos de Occidente SAS Serviagro
         Nit: 900.668.113-6
         Calle 10 No. 16-309 Corregimiento la Torre (Palmira)
         Teléfono: (2) 5222008
         Correo Electrónico: serviagro@serviagrosas.com.co
         Pagina Web: serviagro@serviagrosas.com.co

         Información sobre Clientes:
         Email: serviagro@serviagrosas.com.co

         Información sobre Proveedores:
         Email: compras@serviagrosas.com.co

         Información sobre Empleados:
         Email: recursoshumanos@serviagrosas.com.co

         Estos serán los canales de contacto de los titulares de datos personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada en este manual, de conformidad con el procedimiento que a continuación se establece.

      9. Información que no requiere autorización del Titular.

         • Cuando se trata de datos personales públicos.
         • Cuando los datos personales son requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones.
         • Cuando se está frente a casos de urgencia médica o sanitaria.
         • Cuando son tratados para fines históricos, estadísticos o científicos.
         • Cuando el dato se relaciona con información contenida en el registro civil.

      10. Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares de la información.

          Los titulares de datos personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

          • Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada.
            La solicitud se radicará ante SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO a través de los datos de contacto aquí mencionados, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta.
            Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de
            la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
          • Procedimiento para actualizar información.
            El titular de los datos personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo tratamiento por parte de SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO o el encargado del tratamiento podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son el sitio web, correo electrónico del área encargada del tratamiento de datos personales.
          • Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones.
            Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:
            • La solicitud debe ser dirigida a SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
            • Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.
            • En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
            • Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
            • El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

      11. Deberes de SERVICIOS AGROMECANICOS DE OCCIDENTE S.A.S. SERVIAGRO

          A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
          B. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
          C. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
          D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
          E. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
          F. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
          G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.
          H. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente manual.
          I. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
          J. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en el presente Manual.
          K. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.
          L. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
          M. Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
          N. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
          O. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

      12. Vigencia de las Bases de Datos

          El presente manual empezara a regir a partir del 1 enero de 2017 y se regirá durante el tiempo necesario y razonable para cumplir las finalidades del tratamiento conforme a la regulación legal existente.